Vous devez produire un rapport annuel à partir des données du service comptabilité. Votre rôle de communicant est de rendre ses informations chiffrées accessibles et intéressantes pour les différents publics de votre entreprise. Voici quelques étapes indispensables pour la réalisation de ce support.
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Sommaire
- La règle d’or : penser à votre lecteur !
- Anticiper pour bien préparer son rapport annuel
- Mobiliser les ressources en interne
- Convaincre les différentes directions de collaborer
- Organiser les informations de votre rapport annuel
- La diffusion de votre rapport annuel
- Une alternative : sous-traiter à une agence de communication spécialisée dans les rapports annuels
- Pour en savoir plus
La règle d’or : penser à votre lecteur !
En effet, il est important de garder à l’esprit qu’il y a de fortes chances pour que votre destinataire démarre sa lecture en se demandant comment lire un rapport annuel !
Tout d’abord, comme pour tout document, demandez-vous quel sera votre lectorat. S’agit-il uniquement de professionnels rompus à l’analyse financière (investisseurs, banquiers, analystes, presse sectorielle…) ? Ou bien souhaitez-vous aussi vous adresser à vos clients et à la presse grand public ?
Car si les informations transmises seront les mêmes, c’est le niveau de détail et leur présentation qui sera distinct.
Anticiper pour bien préparer son rapport annuel
Comme pour tout marathon, la préparation en amont est impérative. Un rapport annuel, d’autant plus s’il s’agit d’un rapport intégré, demande une veille interne pour obtenir le maximum d’information de la part des différents services de l’entreprise. Durant toute la durée de l’exercice, pensez à récolter les données stratégiques ou marquantes pour pouvoir vous y référer le moment venu. De même pour les visuels. Récupérer mes différents logos, prises de vue et autres post Instagram en amont auprès de vos collègues. Cette bibliothèque de données vous servira pour structurer d’un point de vue éditorial votre support car vous aurez une connaissance globale des enjeux. Vous aurez également assez de matière pour rédiger et illustrer votre document.
Elaborer le rétroplanning de publication de votre rapport annuel
Pour tous les projets de longue haleine, il est fortement conseillé d’établir un planning prévisionnel et de s’y tenir. Soyez réaliste ! Un rapport annuel ne s’écrit pas, ni ne se réalise en une semaine. Pensez aux plannings de vos différents interlocuteurs, prestataires, et surtout valideurs.
Mobiliser les ressources en interne
Le rapport annuel étant la retranscription du travail de toute une année pour l’entreprise, c’est un exercice collectif. Chaque service est concerné par sa réalisation à des degrés divers. Fort enjeu politique en interne, le rapport annuel nécessite aussi l’approbation des managers, pour ne froisser aucun ego.
Créer un comité de pilotage
L’idéal pour réaliser un rapport annuel est de mobiliser différents collaborateurs en interne. Grâce à leur crédibilité professionnelle et leur compétence, ils vont porter et améliorer le support. Travail collaboratif, votre rapport sera d’autant plus vite lu et adopté par l’interne.
Identifier et savoir solliciter les différentes ressources
Une fois votre comité de pilotage crée, vous devez identifier les personnes ressources au sein de votre structure. Vos alliés sont variés :
- Les comptables, bien entendu, pour la véracité des chiffres et la vérification des tableaux.
- Les responsables de service qui vous indiqueront les faits marquants dans leur domaine.
- Les personnes en charge de l’organisation qui ont une vision transverse de l’entreprise.
- Des relecteurs qui avec une bonne orthographe et un sens critique vous aideront à traquer les erreurs et les incongruités.
- Vos dirigeants, car c’est à eux que reviendra la responsabilité d’endosser les informations fournies dans le rapport.
Vous pouvez aussi vous entourer de prestataires extérieurs qui vous soulageront dans la réalisation du document : rédacteur, photographe, maquettiste, secrétaire de rédaction…
Convaincre les différentes directions de collaborer
Il n’est pas toujours facile d’emmener avec soi le reste de l’entreprise dans la réalisation de votre document. Les services ont peu de temps à consacrer à ce support et n’y voient pas toujours l’intérêt stratégique pour l’entreprise. A vous de les convaincre qu’il s’agit plus qu’une énième plaquette.
Prémâcher le travail
Le plus efficace est souvent de préparer en amont le travail des rédacteurs. Vous pouvez leur fournir des notes de cadrage leur décrivant les éléments rédactionnels que vous souhaitez ainsi que le calibrage. Vous pouvez aussi prendre rendez-vous avec eux et les interviewer. Ils auront préparé en amont les informations et leur intervention, sans avoir à rédiger.
Suggérer une opportunité de faire connaitre et valoriser leur travail
Un autre argument peut convaincre : le rapport annuel est un bon moyen de présenter et valoriser le travail de vos collègues. Proposez de mettre en valeur un membre de l’équipe sous forme de verbatim ou en photo !
Organiser les informations de votre rapport annuel
Ce document, comme nous l’avons vu précédemment, est à la fois un objet de communication et un agrégat de documents légaux. Il est donc essentiel de savoir en amont ce que vous devez et souhaitez y mettre.
Les obligations légales
Selon la taille, la forme juridique de votre structure et votre secteur professionnel, les obligations de publicité sont différentes. Renseignez-vous auprès de votre service comptable, l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes, ou encore le service juridique, pour en avoir le cœur net.
Les messages que vous voulez faire passer
Une fois que vous connaissez vos obligations, interrogez-vous et votre direction sur les messages clés que vous souhaitez faire passer dans votre rapport annuel. On ne le répète jamais assez, il est un moyen idéal de maîtriser votre communication financière. Et la forme et le fond vont de pair. Comment illustrer la performance ? Comment parler de réussite ou d’échec ? C’est là que le communicant rentre en scène.
Ce qui intéressera le lecteur
Si vous pensez aux messages que vous souhaitez émettre, n’oubliez pas les messages que souhaitent recevoir vos lecteurs. Vos actionnaires veulent être rassurés suite à des choix stratégiques ? Vos clients veulent savoir l’usage des bénéfices de l’entreprise ? Les collaborateurs veulent s’assurer de la bonne santé financière de leur filiale ?
La diffusion de votre rapport annuel
Comme pour tous les supports de communication, réfléchissez aux usages de vos lecteurs avant de choisir votre mode de diffusion. Car sur papier ou en pur web, vous n’aurez pas les mêmes résultats, ni les mêmes publics. Comme tous les nouveaux supports, le web vient compléter la gamme des possibles sans pour autant supprimer les productions papier. Et l’argument écologique n’est pas toujours pertinent : la consommation de C02 pour l’usage d’internet peut être plus néfaste que l’usage d’un papier recyclé imprimé localement.
Le print
Le papier a de l’avenir. Surtout si vous souhaitez que votre support soit conservé comme un document de référence et lu. Encore aujourd’hui, la majorité des lecteurs préfèrent lire sur un document physique. Par ailleurs, l’objet livre peut-être en lui-même un message de communication, par le choix de sa forme, de son papier, de sa couleur… D’autant plus si vous voulez lui donner un aspect élégant voire luxueux. Mais le papier à quelques défauts : vous ne pouvez pas mettre à jour les informations, la recherche d’information est plus limitée, la logistique est plus complexe et onéreuse.
Le web
Faire un rapport annuel entièrement web est une autre possibilité qui présente de nombreux avantages : vous pouvez agrémenter votre document d’infographies interactives, de vidéo, de motion design et autres supports digitaux. Vous pouvez également structurer votre rapport de manière moins linéaire grâce aux différents renvois et liens. Et vous faciliter l’accès à l’information grâce aux champs de recherche. Mais, les internautes intéressés par vos données financières n’étant pas des digital natives, ils vont vouloir télécharger le document en format PDF pour l’imprimer et pour le lire sur papier. C’est aussi une option possible. Mais alors votre rapport annuel risque de devenir un document de travail, et non plus un objet de communication, dans lequel on cherche des informations, sans prendre le temps de le lire attentivement.
Chaque support à ses avantages et inconvénients. C’est grâce à votre stratégie éditoriale que vous saurez lequel est le plus adapté à vos attentes et celles de vos lecteurs.
Une alternative : sous-traiter à une agence de communication spécialisée dans les rapports annuels
Pour des raisons d’organisation, un chargé de communication peut ressentir le besoin d’externaliser tout ou partie de la réalisation de son rapport annuel. Dans ce cas, il peut être intéressant de se tourner vers une agence de communication qui dispose d’un savoir-faire dans la gestion des rapports annuels.
Une organisation du travail différente
L’organisation du travail sera différente si vous externalisez. Votre travail consistera plutôt à faire le lien entre votre entreprise et le prestataire dans la recherche d’information ou du bon interlocuteur. Et vous incombera toujours les phases de validation. Quant à la rédaction, la production visuelle et le graphisme, c’est votre ou vos prestataires qui s’en chargeront.
Comment trouver la bonne agence pour votre rapport annuel ?
La bonne agence est celle qui vous fournira le document le plus adapté à vos contraintes et à votre budget. Selon vos choix, vous devrez chercher une agence de communication qui correspond à vos attentes :
- ce sera une agence graphique si vous souhaitez de la mise en page,
- vous devez envisager une agence éditoriale si vous souhaitez un accompagnement sur le fond et la forme de votre document,
- enfin, tournez-vous vers une agence éditoriale et graphique spécialisée si vous désirez un accompagnement complet.
Une chose est sûre : si vous avez décidé de réaliser et diffuser un rapport annuel sous forme papier ou web, adressez-vous à des experts. Le budget sera plus important, mais le résultat à la hauteur de vos efforts financiers, de votre temps passé sur le projet et de l’implication des équipes en interne.
Les points de vigilance sur le déroulé de la prestation
Comme pour tout travail avec une agence de communication, soyez vigilant sur certains points qui vous indiqueront le sérieux de vos interlocuteurs :
- La dimension du conseil et la personnalisation de l’offre : avez-vous quelqu’un de dédié qui répond au téléphone ? En combien de temps avez-vous une réponse ? Quel est le niveau de compréhension de vos enjeux ?
- La crédibilité du planning : est-il réaliste ? Tient-il compte de vos contraintes en interne ?
- La lisibilité du devis : est-il complet ? Toutes les prestations sont-elles incluses ? Y a-t-il des coûts cachés ?
- Les droits de propriétés sur les fichiers : les fichiers sources sont-ils fournis à la fin ? Les accès au CMS pour les versions web ? Le prestataire utilise-t-il des versions piratées des logiciels de mise en page ?
- Le niveau d’assurance en matière de protections de données confidentielles ou de protection informatique.